Question 1

Was ist der Unterschied zwischen Fisklmate und einer klassischen Steuerkanzlei für Agenturen?

Accepted Answer

Fisklmate übernimmt laufende Buchhaltung, Lohnabrechnung und monatliches Reporting direkt in deiner Fiskl Software. Das ist ein Bereich, den eine klassische Steuerkanzlei typischerweise nicht abdeckt. Dein Digital MATE strukturiert und bereitet vor, Experten und Expertinnen prüfen und korrigieren, du oder deine Steuerkanzlei gibt frei und meldet beim Finanzamt an. Alles aus einer Hand, direkt auf deinen Echtzeitdaten, ohne Koordinationsaufwand zwischen verschiedenen Softwaretools. Der Prozess läuft in drei Schritten: Schritt 1, dein Digital MATE erfasst und kategorisiert Belege, bereitet die Umsatzsteuervoranmeldung vor und strukturiert Lohndaten laufend in Echtzeit. Schritt 2, Experten und Expertinnen prüfen und korrigieren alle Buchungsvorschläge und stellen Jahresabschluss-Unterlagen StBerG-konform zusammen. Schritt 3, du oder deine Steuerkanzlei erteilt die Freigabe, meldet beim Finanzamt an und trägt die steuerrechtliche Verantwortung. Fisklmate ist kein Steuerberater und erbringt keine Steuerberatung im Sinne des StBerG — wir bereiten vor und liefern steuerkanzleifertige Abschlussunterlagen, deine Steuerkanzlei gibt frei.

Question 2

Wie werden Projektabrechnung und Retainer-Verträge in der Buchhaltung abgebildet?

Accepted Answer

Fisklmate bildet beide Abrechnungsmodelle buchhalterisch korrekt ab. Retainer als wiederkehrende Einnahmen, Projekte mit Anzahlungen, Teilrechnungen und Schlussrechnung nach korrekter Saldierungslogik. Dein Digital MATE strukturiert, Experten und Expertinnen prüfen die Buchungslogik. Konkret: bei Retainer-Verträgen werden monatlich wiederkehrende Einnahmen abgeglichen und kategorisiert, der Umsatzsteuerausweis erfolgt korrekt zum Rechnungszeitpunkt. Bei Projektabrechnung mit Teilrechnungen werden Abschlagsrechnungen auf Umsatzkonten gebucht, die Umsatzsteuer fällt zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung an, nicht erst bei Projektabschluss. Bei Schlussrechnung und Saldierung werden bereits gezahlte Abschlagsbeträge korrekt saldiert, ohne Doppelverbuchung oder offene Posten. Sonderfall Anzahlungen: bei erhaltenen Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuerpflicht sofort, wir strukturieren den Buchungsfluss so, dass Vorsteuer und Umsatzsteuer getrennt ausgewiesen werden. Bei Unsicherheit zum konkreten Abrechnungsmodell klären wir das im Erstgespräch.

Question 3

Wie funktioniert die Buchhaltung bei Subunternehmer-Rechnungen?

Accepted Answer

Inländische Subunternehmer-Rechnungen im B2B-Bereich müssen Umsatzsteuer ausweisen. Fehlt sie, entsteht für die Agentur als Auftraggeber ein Haftungsrisiko. Wir prüfen eingehende Rechnungen auf formale Korrektheit, kategorisieren Vorsteuer und flaggen unvollständige Belege in der Offene-Punkte-Liste. Die drei häufigsten Szenarien bei Agenturen: beim inländischen Subunternehmer wird die Rechnung mit Umsatzsteuerausweis gestellt, die Vorsteuer wird abgezogen und der Nettoaufwand gebucht — fehlt die Umsatzsteuer und ist der Subunternehmer kein Kleinunternehmer, flaggen wir den Beleg sofort. Beim EU-Subunternehmer greift Reverse-Charge: die Umsatzsteuer wird nicht vom Subunternehmer ausgewiesen, du als Leistungsempfänger bist steuerpflichtig, dein Digital MATE kategorisiert die Reverse-Charge-Buchungen korrekt, Experten und Expertinnen prüfen. Bei fehlerhaften oder unvollständigen Belegen — fehlende Pflichtangaben wie Steuernummer, Leistungszeitraum oder Rechnungsnummer — erscheinen diese in der Offene-Punkte-Liste zur Klärung vor dem Monatsabschluss. Subunternehmer-Strukturen sind eine der häufigsten Fehlerquellen bei Agenturen — im Erstgespräch zeigen wir, wie das bei deinem Setup konkret gelöst wird.

Question 4

Wie bereitet Fisklmate die Umsatzsteuervoranmeldung für Agenturen vor?

Accepted Answer

Fisklmate bereitet die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder quartalsweise vor. Dein Digital MATE strukturiert alle umsatzsteuerrelevanten Buchungen, Experten und Expertinnen prüfen und korrigieren, du oder deine Steuerkanzlei gibt frei und meldet über ELSTER beim Finanzamt an. Der Prozess Schritt für Schritt: Schritt 1, dein Digital MATE strukturiert alle umsatzsteuerrelevanten Buchungen, kategorisiert Reverse-Charge-Positionen und bereitet die Voranmeldung vor. Schritt 2, Experten und Expertinnen prüfen und korrigieren alle Buchungsvorschläge, plausibilisieren gegen den Vormonat und erstellen die Offene-Punkte-Liste. Schritt 3, du oder deine Steuerkanzlei erteilt die Freigabe und meldet die Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER beim Finanzamt an und trägt die steuerrechtliche Verantwortung. Für Agenturen mit internationalen Kunden oder EU-Projekten gilt das Reverse-Charge-Verfahren — wir kategorisieren diese Positionen korrekt und weisen sie in der Voranmeldung aus.

Question 5

Was übernimmt der Digital MATE, was leisten Experten und Expertinnen — und was entscheide ich selbst?

Accepted Answer

Dein Digital MATE übernimmt Geschwindigkeit und Struktur — Experten und Expertinnen liefern fachliches Urteilsvermögen und Freigabe. Die Kombination macht den Unterschied zu reinem Tool-Einsatz oder reiner Steuerkanzlei. Dein Digital MATE übernimmt: Belegerfassung und Kategorisierung in Echtzeit und auf Zuruf abrufbar, die Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung inklusive Fristen-Tracking, das Strukturieren von Lohndaten und Erstellen von Berechnungsvorschlägen, die Aufbereitung von BWA und Auswertungen inklusive Cashflow-Auswertung auf Zuruf, sowie das Erstellen einer Offene-Punkte-Liste, was fehlt und geklärt werden muss. Experten und Expertinnen übernehmen: die fachlich verantwortliche Prüfung und Korrektur aller Buchungsvorschläge, die Freigabe der Lohnabrechnung und Veranlassung der Behördenmeldungen an Sozialversicherung und Finanzamt, die Vorbereitung des Jahresabschlusses und Zusammenstellung steuerkanzleifertiger Abschlussunterlagen, die Bewertung von Sonderfällen wie Subunternehmer, Teilrechnungen, Reverse-Charge und Gesellschafterdarlehen, sowie die Koordination von Steuerberater-Partnern für verbindliche steuerrechtliche Beratung. Du entscheidest: die Freigabe der Umsatzsteuervoranmeldung und der Jahresabschluss-Unterlagen, die Auszahlung der Löhne an deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sowie verbindliche steuerrechtliche Entscheidungen gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei.

Question 6

Welche Unterlagen und Inputs braucht ihr von uns monatlich?

Accepted Answer

Für eine strukturierte Buchhaltung brauchen wir monatlich folgende Unterlagen: Bankzugänge oder -exporte, durch direkte Bankverbindung über die Fiskl-Plattform mit über 21.000 angebundenen Banken. Eingangs- und Ausgangsrechnungen vollständig nach Belegregeln, ab 2025 als E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD für B2B-Eingangsrechnungen. Lohnänderungen und Neueinstellungen bis zum vereinbarten Stichtag, also Vertragsänderungen, Ein- und Austritte sowie variable Bestandteile. Reisekosten und Bewirtungsbelege mit Teilnehmerliste und Geschäftsanlass, GoBD-konform, Vorsteuer nur bei vollständigen Angaben abziehbar. Stundennachweise bei Projektabrechnung für Teilrechnungen und Schlussrechnungen als Grundlage für korrekte Umsatzabgrenzung. Und Subunternehmer-Rechnungen als vollständige Belege mit Steuernummer und Leistungszeitraum, fehlende Angaben erscheinen in der Offene-Punkte-Liste. Der tatsächliche Aufwand ist geringer als er klingt — im Erstgespräch zeigen wir, wie der Belegfluss für deine Agentur konkret aussieht und was du wirklich liefern musst.

Question 7

Für welche Agenturen ist Fisklmate geeignet — und für wen eher nicht?

Accepted Answer

Fisklmate ist für Agenturen und Beratungsunternehmen konzipiert, die Buchhaltung, Lohnabrechnung und Finanzreporting strukturiert auslagern wollen — ohne den Koordinationsaufwand zwischen verschiedenen Softwaresystemen, Buchhaltungsbüro und Steuerkanzlei. Am besten passt Fisklmate, wenn Projektgeschäft, Subunternehmer und wachsendes Team zusammenkommen. Fisklmate passt gut, wenn: Projektgeschäft mit Retainern und Einzelprojekten vorliegt, also monatlich wiederkehrend und projektbasiert abgerechnet wird und beides buchhalterisch korrekt abgebildet werden soll. Team ab erster Einstellung besteht, sodass Lohnabrechnung, Behördenmeldungen und variable Bestandteile strukturiert laufen sollen, ohne dass man sich selbst darum kümmern muss. Regelmäßig mit Subunternehmern und Freelancern gearbeitet wird, sodass Reverse-Charge, Vorsteuerabzug und Belegprüfung automatisch mitlaufen sollen. Und internationales Geschäft mit Kunden oder Subunternehmern in der EU oder weltweit besteht, sodass Multi-Currency, Reverse-Charge und OSS-Kategorisierung kein Sonderfall, sondern Standard sind. Fisklmate passt weniger gut, wenn ausschließlich einmalige Großprojekte ohne laufende Buchhaltungsstruktur vorliegen oder bereits eine vollständig besetzte interne Finanzabteilung existiert. Im Erstgespräch klären wir offen, ob Fisklmate für das jeweilige Setup der richtige Schritt ist.

Question 8

Macht Fisklmate den Jahresabschluss für unsere Agentur?

Accepted Answer

Fisklmate bereitet den Jahresabschluss strukturiert vor und liefert steuerkanzleifertige Abschlussunterlagen — die Freigabe und Einreichung beim Finanzamt erfolgen durch dich oder deine Steuerkanzlei. Fisklmate ist kein Steuerberater und erbringt keine Steuerberatung im Sinne des StBerG. Der Prozess im Detail: Schritt 1, dein Digital MATE strukturiert die Jahresdaten, stimmt Buchungskonten ab, bereitet Bilanz und GuV vor und stellt fehlende Belege in der Offene-Punkte-Liste zusammen. Schritt 2, Experten und Expertinnen prüfen, korrigieren und stellen alle Jahresabschluss-Unterlagen zusammen — Ergebnis sind steuerkanzleifertige Abschlussunterlagen, fertig für die Übergabe. Schritt 3, du oder deine Steuerkanzlei prüft die Unterlagen, gibt den Jahresabschluss frei, reicht ihn beim Finanzamt ein und trägt die steuerrechtliche Verantwortung. Für verbindliche steuerliche Beratung vermitteln wir Steuerberater-Partner aus unserem Netzwerk.

Wir erledigen Agentur Finanzen mit KI

Kommt dir das bekannt vor?

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Was Agenturen und Beratungen bei Fisklmate bekommen

Projektgeschäft mit strukturierten Zahlen

Projektgeschäft mit strukturierten Zahlen

Lohnabrechnung, die mit dem Team skaliert

Lohnabrechnung, die mit dem Team skaliert

Reporting, das Entscheidungen ermöglicht

Reporting, das Entscheidungen ermöglicht

Dein All-in-One Paket für Agenturen und Beratungen

Buchhaltung

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Lohnabrechnung

Lohnabrechnung

Jahresabschluss

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CFO-as-a-Service

CFO-as-a-Service

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Lohnabrechnung

Jahresabschluss

CFO-as-a-Service

So funktioniert Fisklmate für Agenturen und Beratungen

Schritt 1 | Einfach einrichten und Bankkonto verbinden

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Schritt 2 | Im Alltag übernimmt dein MATE die Buchungslogik

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Schritt 3 | Du gibst frei, du oder dein Steuerberater meldet an

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So funktioniert Fisklmate für Agenturen und Beratungen

Schritt 1 | Einfach einrichten und Bankkonto verbinden

Schritt 2 | Im Alltag übernimmt dein MATE die Buchungslogik

Schritt 3 | Du gibst frei, du oder dein Steuerberater meldet an

Zusammenspiel von Digital MATES sowie Experten und Expertinnen

Digital MATE

Experten und Expertinnen

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Digital MATE

Experten und Expertinnen

Mehr Projekte, mehr Finanzchaos? Muss nicht sein.

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