für die Fisklmate-App und die Website www.fisklmate.ai der Businessmates GmbH

Herzlich willkommen bei Fisklmate! Im Rahmen der Registrierung, Anmeldung und Nutzung der Fisklmate-App sowie beim Besuch unserer Website erheben wir personenbezogene Daten, die erforderlich sind, um Ihnen unsere KI-gestützten Buchhaltungs-, Lohn- und Finanzreporting-Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer App und unserer Website.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Businessmates GmbH, Hohe Wurz 3 82343 Pöcking

Vertreten durch die Geschäftsführung

Handelsregister: Amtsgericht München, HRB 312604 

E-Mail: info@fisklmate.ai

2. Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung von Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Im Übrigen kann die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Die im Einzelfall einschlägige Rechtsgrundlage wird jeweils bei der Beschreibung des betreffenden Verarbeitungsvorgangs genannt.

3. Datenverarbeitung bei Nutzung unserer Website

3.1 Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufrufen unserer Website werden durch den auf Ihrem Endgerät verwendeten Browser automatisch Informationen an unseren Server gesendet und temporär in einem Logfile gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Referrer-URL, verwendeter Browser und ggf. Betriebssystem. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aus unserem berechtigten Interesse an einer stabilen und sicheren Bereitstellung der Website. Unsere Website wird über die Plattform Framer (Framer B.V., Rozengracht 207B, 1016 LZ Amsterdam, Niederlande) gehostet; Framer betreibt die zugrundeliegende Infrastruktur auf Amazon Web Services. Mit Framer besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO, der automatisch Bestandteil des Vertragsverhältnisses ist (Data Processing Addendum: https://www.framer.com/legal/data-processing-addendum). Die Fisklmate-App wird getrennt davon bei Hostinger (Hostinger International Ltd., Zypern; Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland) gehostet; auch mit Hostinger besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO, der automatisch Bestandteil des Vertragsverhältnisses ist (Data Processing Addendum: https://www.hostinger.com/legal/dpa).

3.2 Cookies und Analyse-/Marketing-Tools

Unsere Website verwendet Cookies. Technisch notwendige Cookies werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TTDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gesetzt; für alle übrigen Cookies und Tracking-Technologien holen wir über ein Cookie-Consent-Banner Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TTDSG ein. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit über das Cookie-Banner oder Ihre Browsereinstellungen widerrufen.

Google Analytics

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Zweck: Analyse des Nutzerverhaltens zur Optimierung unserer Website. Verarbeitete Daten: pseudonymisierte Nutzungsdaten (u.a. Zugriffszahlen, Browsertyp, Betriebssystem, Land) insbesondere ohne Speicherung der vollständigen IP-Adresse. Es kann eine Übermittlung an die Google LLC in die USA erfolgen; Google stützt sich hierfür auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO sowie ggf. das EU-US Data Privacy Framework. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG). Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Google Ads Conversion Tracking

Anbieter: Google Ireland Limited (bzw. Google LLC, USA). Zweck: Messung der Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen (Conversion-Tracking) mittels eines Cookies, das beim Klick auf eine Google-Anzeige gesetzt wird. Verarbeitete Daten: Besuch bestimmter Seiten unserer Website nach Anzeigenklick, keine Zusammenführung mit weiteren Websites Dritter. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG). Sie können der Erfassung widersprechen, indem Sie das Setzen von Cookies der Domain „googleadservices.com“ über Ihre Browsereinstellungen deaktivieren oder die entsprechende Kategorie im Cookie-Banner ablehnen.

PostHog (EU-Server)

Anbieter: PostHog Inc., mit Datenverarbeitung auf Servern innerhalb der EU. Zweck: pseudonymisierte Analyse des Nutzerverhaltens zur Optimierung unserer Website. Verarbeitete Daten: pseudonymisierte Nutzungsdaten (z.B. Klicks, Verweildauer, Seitenaufrufe). Eine Übermittlung an die US-Muttergesellschaft ist nicht ausgeschlossen und wird ggf. auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO gestützt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG). Mit PostHog besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

LinkedIn Insight Tag

Anbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Zweck: Analyse des Besucherverhaltens, Reichweitenmessung und Erfolgsmessung unserer LinkedIn-Werbeanzeigen (Conversion-Tracking, Retargeting). Verarbeitete Daten: pseudonymisierte Nutzungsdaten, gekürzte IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Interaktionen mit unseren Anzeigen; sofern Sie bei LinkedIn eingeloggt sind, kann eine Zuordnung zu Ihrem LinkedIn-Profil durch LinkedIn erfolgen. Eine Übermittlung an die LinkedIn Corporation, USA, ist nicht ausgeschlossen; LinkedIn stützt sich hierfür auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG). Der Erfassung durch den Insight Tag können Sie in Ihren LinkedIn-Konto-Einstellungen unter „Datenschutzeinstellungen für Werbung“ widersprechen oder die entsprechende Kategorie in unserem Cookie-Banner ablehnen. Mit LinkedIn besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Meta Pixel (Facebook und Instagram)

Anbieter: Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Zweck: Reichweitenmessung und Erfolgskontrolle unserer Werbeanzeigen auf Facebook und Instagram, Bildung von Zielgruppen (u.a. „Custom Audiences“) sowie Optimierung der Anzeigenauslieferung. Verarbeitete Daten: Pixel- bzw. Cookie-Kennung, IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, besuchte Seiten und ausgelöste Ereignisse (z.B. Klicks, Formularabsendungen); soweit wir hierfür sogenannte erweiterte Datenabgleich-Funktionen (Advanced Matching) einsetzen, können zusätzlich von Ihnen eingegebene Kontaktdaten in gehashter (nicht lesbarer) Form an Meta übermittelt werden.

Für die gemeinsame Erhebung und Übermittlung von Daten mittels des Meta Pixel sind wir gemeinsam mit Meta Platforms Ireland Limited im Sinne von Art. 26 DSGVO gemeinsam verantwortlich („joint controllership“). Die wesentlichen Inhalte der hierzu von Meta bereitgestellten Vereinbarung („Controllerzusatz für Unternehmenstools“) legen fest, dass Meta die alleinige Verantwortung für die Sicherheit der von Meta verarbeiteten Daten trägt und Meta die Erfüllung von Betroffenenrechten hinsichtlich der bei Meta gespeicherten Daten übernimmt; wir sind für die rechtmäßige Einbindung des Pixels auf unserer Website sowie die Einholung Ihrer Einwilligung verantwortlich. Nähere Informationen zur gemeinsamen Verantwortlichkeit stellt Meta unter seinen eigenen Datenschutzhinweisen zur Verfügung. Eine Übermittlung der Daten an Meta Platforms, Inc., USA, ist nicht ausgeschlossen; Meta stützt sich hierfür auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO sowie ggf. das EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG); ohne Ihre Einwilligung wird der Meta Pixel nicht geladen. Sie können der Verarbeitung über unseren Cookie-Banner sowie über die von Meta bereitgestellten Werbeeinstellungen widersprechen.

3.3 Terminvereinbarung über meetergo

Zur Vereinbarung von Beratungs- bzw. Demo-Terminen setzen wir das Buchungstool meetergo (meetergo GmbH, Deutschland) ein, dessen Infrastruktur in Frankfurt am Main, Deutschland, gehostet wird. Dabei werden die von Ihnen angegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin, ggf. Ihr Anliegen) an meetergo übermittelt und dort verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung bzw. die Anbahnung eines Vertragsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. lit. b DSGVO). Mit meetergo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Nähere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von meetergo (meetergo.com/en/data-privacy).

3.4 Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage gespeichert und verarbeitet. Unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation sowie Kalenderfunktionen laufen über Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Velasco, Clanwilliam Place, Dublin 2, Irland); Ihre Anfrage kann dabei auf Servern von Google verarbeitet werden, ggf. mit Weiterleitung an Google LLC, USA. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage vertragsbezogen ist, andernfalls unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

4. Datenverarbeitung bei Nutzung der Fisklmate-App

Hinweis zur Verantwortlichkeit: Bei der Nutzung der Fisklmate-App nehmen wir zwei unterschiedliche Rollen im Sinne der DSGVO ein, die sich nach der Art der jeweils betroffenen Daten richten:

• Hinsichtlich der Daten, die den Kunden selbst betreffen (Registrierungs-, Vertrags- und Abrechnungsdaten, Nutzung unseres CRM-Systems) sind wir Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

• Hinsichtlich der Daten, die im Rahmen der Buchhaltungs-, Lohn- und KI-gestützten Leistungen verarbeitet werden – insbesondere personenbezogene Daten der Mitarbeitenden des Kunden sowie von dessen Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartnern, die in Belegen und Buchhaltungsunterlagen enthalten sind – handeln wir ausschließlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO im Auftrag und nach Weisung des Kunden. Der Kunde ist insoweit selbst Verantwortlicher und für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung sowie die Erfüllung eigener Informationspflichten gegenüber den betroffenen Personen (z. B. seinen Mitarbeitenden) verantwortlich. Näheres regelt der zwischen uns und dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 2 zu den AGB). Wenden sich betroffene Personen (z. B. Mitarbeitende des Kunden) mit einem Anliegen unmittelbar an uns, leiten wir dieses an den jeweils verantwortlichen Kunden weiter, ohne es selbst zu beantworten.

4.1 Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung der Fisklmate-App ist die Registrierung eines Nutzerkontos erforderlich. Hierbei erheben wir Stammdaten wie Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmensangaben und Zugangsdaten. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.2 KI-gestützte Buchhaltung über unseren Plattformpartner Fiskl

Für die KI-gestützte Belegerfassung und Buchhaltung arbeiten wir mit unserem Plattformpartner Fiskl Limited, 6A Thirlmere Road, London, N10 2DN, Vereinigtes Königreich (Atlas), zusammen. Hierbei werden Belege, Buchhaltungs- und Finanzdaten (Primärdaten Ihres Unternehmens sowie ggf. personenbezogene Daten Dritter wie Kunden und Lieferanten, „Sekundärdaten“) an Fiskl übermittelt und dort verarbeitet, u.a. mittels KI-gestützter Verfahren. Die Verarbeitung erfolgt in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des Kunden (siehe Hinweis zur Verantwortlichkeit oben); die Rechtsgrundlage hierfür bestimmt sich nach dem Verhältnis zwischen dem Kunden und den jeweils betroffenen Personen. Mit Fiskl besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO (Fiskl Data Processing Addendum: https://fiskl.com/legal/data-processing-addendum/); die aktuelle Liste der von Fiskl eingesetzten Unterauftragsverarbeiter finden Sie unter https://fiskl.com/legal/fiskl-subprocessors/. Die Datenübermittlung in das Vereinigte Königreich bzw. weitere Drittstaaten stützt sich laut Fiskl auf EU-Standardvertragsklauseln. Unser Plattformpartner Fiskl kann im Rahmen seiner eigenen Leistungserbringung eigene KI-Modelle einsetzen. Laut den oben genannten Fiskl-Unterlagen sind die dabei eingesetzten KI-Anbieter vertraglich verpflichtet, Kundendaten nicht für das Training allgemeiner Modelle zu verwenden und diese nicht länger als zur Leistungserbringung erforderlich zu speichern.

4.3 Lohn- und Gehaltsabrechnung über unseren Plattformpartner Paychex

Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nutzen wir die Dienste unseres Plattformpartners Paychex Europe Germany GmbH. Hierbei werden Lohn- und Gehaltsdaten Ihrer Mitarbeitenden, ggf. einschließlich Sozialversicherungs- und Steuerdaten, verarbeitet. Paychex setzt hierfür wiederum eigene Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere AWS EMEA SARL (Hosting, Rechenzentrum Frankfurt am Main). Die Nutzung erfolgt ausschließlich über die Fisklmate-Plattform. Die Verarbeitung erfolgt in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des Kunden (siehe Hinweis zur Verantwortlichkeit oben); die Rechtsgrundlage hierfür bestimmt sich nach dem Verhältnis zwischen dem Kunden und den jeweils betroffenen Personen. Mit Paychex besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO; nähere Informationen zu Sicherheit, Compliance und Unterauftragsverarbeitern finden Sie im Paychex Trust Center (https://www.paychex.eu/de/trust-center/?tc_cat=datenschutz) und im Paychex Data Processing Agreement (https://www.paychex.eu/data-processing-agreement/).

4.4 Eigenentwickelte KI-Funktionen (Amazon Bedrock)

Für von uns selbst entwickelte KI-gestützte Funktionen innerhalb der Fisklmate-App nutzen wir den Dienst Amazon Bedrock von Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg (AWS). Hierzu zählen insbesondere:

• automatisierte Buchhaltungsprüfung: KI-gestützte Plausibilitäts- und Fehlerprüfung von Buchungen, Belegen und Finanzdaten;

• Lohnbuchhaltungsfunktionen: KI-gestützte Unterstützung bei der Aufbereitung und Prüfung von Lohn- und Gehaltsdaten Ihrer Mitarbeitenden;

• Chat-Assistent: ein KI-gestützter Assistent, mit dem Sie in natürlicher Sprache Fragen zu Ihren Buchhaltungs-, Finanz- und Lohndaten stellen können.

Im Rahmen dieser Funktionen verarbeiten wir Ihre Primärdaten sowie ggf. Sekundärdaten (personenbezogene Daten Dritter, z.B. Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitende, die in Ihren Belegen und Buchhaltungsunterlagen enthalten sind). Die Verarbeitung erfolgt auf Servern von AWS im Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland (von uns festgelegte AWS-Region); eine Übermittlung der hierüber verarbeiteten Daten in Drittstaaten findet nach unserer Konfiguration nicht statt. Die Verarbeitung erfolgt in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des Kunden (siehe Hinweis zur Verantwortlichkeit oben); die Rechtsgrundlage hierfür bestimmt sich nach dem Verhältnis zwischen dem Kunden und den jeweils betroffenen Personen bzw. unser berechtigtes Interesse an einer effizienten, KI-gestützten Leistungserbringung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit AWS besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO (AWS Data Processing Addendum: https://d1.awsstatic.com/legal/aws-dpa/aws-dpa.pdf), der automatisch Bestandteil des AWS Customer Agreement ist; die aktuelle Unterauftragsverarbeiterliste finden Sie unter https://aws.amazon.com/compliance/sub-processors/.

Unabhängig davon können unsere Plattformpartner im Rahmen ihrer eigenen Leistungserbringung eigene KI-Dienste einsetzen; dies gilt insbesondere für Fiskl (siehe Ziffer 4.2). Nähere Informationen hierzu sowie zu etwaigen Widerspruchs- bzw. Opt-out-Möglichkeiten entnehmen Sie den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Plattformpartners; wir unterstützen Sie auf Wunsch bei deren Ausübung.

4.5 CRM-System (Attio)

Zur Verwaltung von Kundenbeziehungen setzen wir das CRM-System Attio (Attio Limited, Vereinigtes Königreich) ein. Hierbei werden Kontakt- und Kommunikationsdaten (z.B. Name, geschäftliche Kontaktdaten, Verlauf unserer Kommunikation mit Ihnen) verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten Kundenverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mit Attio besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO, der automatisch Bestandteil der Attio Customer Agreement ist (Data Processing Addendum: https://attio.com/legal/attio-data-processing-addendum). Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR (u.a. Vereinigtes Königreich) ist nicht ausgeschlossen; Attio stützt sich hierfür auf Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

4.6 Zahlungsabwicklung

Die Abrechnung kostenpflichtiger Leistungen erfolgt über unseren Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (ggf. mit Weiterleitung an Stripe, Inc., USA). Hierbei werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (z.B. Name, Zahlungsdaten) übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit Stripe besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

5. Übersicht der eingesetzten Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung unserer Leistungen setzen wir folgende Auftragsverarbeiter bzw. Plattformpartner ein, mit denen jeweils Verträge gemäß Art. 28 DSGVO bestehen bzw. abgeschlossen werden: