Minijob, Werkstudent, Midijob: Lohnabrechnung im Startup richtig aufsetzen

Die ersten Hires in einem Startup sind selten klassische Vollzeitstellen. Eine Werkstudentin im Marketing, ein Minijobber im Support, eine Teilzeitkraft im Office: Jede dieser Beschäftigungsarten hat eigene Regeln für Sozialversicherung und Steuern. Wer sie falsch einordnet, merkt das oft erst bei der Betriebsprüfung, und dann wird es teuer.

Kurz gesagt:

• Minijob: bis 603 Euro im Monat (2026), ab 1. Januar 2027 bis 633 Euro. Arbeitgeber zahlen Pauschalabgaben, gemeldet wird an die Minijob-Zentrale.

• Midijob: Verdienst im Übergangsbereich bis 2.000 Euro im Monat. Beschäftigte zahlen reduzierte Sozialversicherungsbeiträge, gemeldet wird an die Krankenkasse.

• Werkstudent: in der Vorlesungszeit in der Regel höchstens 20 Stunden pro Woche, dann nur rentenversicherungspflichtig.

• Jahreswechsel: Mit dem Mindestlohn steigt die Minijob-Grenze. Prüfe Minijobs und Werkstudenten zum Jahreswechsel neu.

Welche Beschäftigungsarten gibt es im Startup?

Neben der normalen Anstellung sind im Startup vor allem vier Beschäftigungsarten verbreitet. Sie unterscheiden sich darin, wer welche Beiträge zahlt und an wen gemeldet wird. Entscheidend ist die Einordnung vor dem ersten Arbeitstag.

Quellen: Minijob-Grenze 2027 laut Minijob-Zentrale (633 Euro im Monat, 7.596 Euro im Jahr), Obergrenze des Übergangsbereichs nach § 20 Abs. 2 SGB IV, Mindestlohn nach der Fünften Mindestlohnanpassungsverordnung. Die Minijob-Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt, der 2026 bei 13,90 Euro und ab 2027 bei 14,60 Euro pro Stunde liegt.

Wie funktioniert die Lohnabrechnung für einen Minijob?

Für einen gewerblichen Minijob zahlt der Arbeitgeber Pauschalabgaben auf den Verdienst und meldet an die Minijob-Zentrale. Die Minijobberin selbst zahlt nur einen kleinen Rentenversicherungsbeitrag von 3,6 Prozent, von dem sie sich befreien lassen kann (Minijob-Zentrale).

Wichtig ist der Durchschnitt: Die Grenze von 603 Euro gilt im Monatsdurchschnitt, also bis zu 7.236 Euro im Jahr. Ein gelegentliches, nicht vorhersehbares Überschreiten ist in engen Grenzen möglich. Bei 13,90 Euro Mindestlohn sind das im Monat rund 43 Stunden.

Was gilt beim Midijob im Übergangsbereich?

Im Midijob verdient deine Mitarbeiterin mehr als die Minijob-Grenze, aber höchstens 2.000 Euro im Monat. Sie ist voll sozialversicherungspflichtig, zahlt aber reduzierte Beiträge, die mit dem Verdienst ansteigen. Die Lohnsteuer richtet sich nach der Steuerklasse.

Für dich als Arbeitgeber heißt das: Der Arbeitgeberanteil ist am unteren Ende des Übergangsbereichs höher als bei einer normalen Anstellung und sinkt bis 2.000 Euro auf den regulären Anteil. Die Berechnung übernimmt die Lohnsoftware, die richtige Einordnung musst du vorgeben.

Wie rechnest du Werkstudenten richtig ab?

Werkstudenten sind in der Vorlesungszeit nur rentenversicherungspflichtig, wenn sie in der Regel nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten. Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung fallen dann nicht an. Die Lohnsteuer wird normal nach Steuerklasse abgerechnet.

• Immatrikulation: Für jedes Semester eine aktuelle Bescheinigung zum Lohnkonto nehmen

• 20-Stunden-Regel: In den Semesterferien darf mehr gearbeitet werden, während der Vorlesungszeit gilt die Grenze

• Studienende: Mit der Exmatrikulation endet der Werkstudentenstatus, die Beschäftigung muss neu eingeordnet werden

• Kombination: Verdient ein Werkstudent höchstens die Minijob-Grenze, kann er auch als Minijobber abgerechnet werden

Welche Fehler passieren bei Minijob, Midijob und Werkstudent am häufigsten?

Die meisten Fehler entstehen, wenn sich Verdienst, Stunden oder Status ändern und die Einordnung nicht nachgezogen wird. Die Software rechnet dann korrekt mit falschen Annahmen. Bei der Betriebsprüfung der Rentenversicherung fallen solche Fälle auf und können Nachzahlungen auslösen.

• Grenze überschritten: Ein Minijobber arbeitet mehr Stunden, der Verdienst liegt dauerhaft über der Grenze

• Mindestlohn vergessen: Stundenlohn und Stunden passen nach einer Mindestlohnerhöhung nicht mehr zur Minijob-Grenze

• Immatrikulation fehlt: Werkstudentenstatus ohne aktuelle Bescheinigung

• 20 Stunden überschritten: In der Vorlesungszeit regelmäßig mehr als 20 Stunden

• Mehrere Minijobs: Ein zweiter Minijob bei einem anderen Arbeitgeber wird nicht abgefragt

Was solltest du zum Jahreswechsel 2027 prüfen?

Zum 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 Euro und die Minijob-Grenze auf 633 Euro. Prüfe deshalb im Dezember alle Minijobs, Midijobs und Werkstudenten. Viele Minijob-Verträge brauchen eine Anpassung von Stundenlohn oder Stundenzahl.

• Liegen alle Stundenlöhne ab Januar mindestens bei 14,60 Euro?

• Bleiben Minijobs mit dem neuen Stundenlohn unter 633 Euro im Monat?

• Rutschen Beschäftigte in oder aus dem Übergangsbereich?

• Liegen für alle Werkstudenten aktuelle Immatrikulationsbescheinigungen vor?

Welche weiteren Werte sich 2027 ändern, zeigt unser Überblick zur Lohnabrechnung 2027.

Wie unterstützt Fisklmate bei Minijob, Midijob und Werkstudent?

Bei Fisklmate legt Tami, unser Digital MATE für die Lohnabrechnung, jede Beschäftigungsart mit den passenden Daten an und bereitet die Abrechnung vor. Unsere Lohnexperten und Lohnexpertinnen prüfen die Einordnung und geben frei, die Meldungen an Minijob-Zentrale und Krankenkasse laufen nach Freigabe automatisch.

Gerade in Startups wechseln Beschäftigungsarten oft: aus der Werkstudentin wird nach dem Abschluss eine Festangestellte, aus dem Minijob eine Teilzeitstelle. Mehr dazu auf unserer Seite zur Lohnabrechnung für Startups oder wenn du die Lohnabrechnung auslagern willst.

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung bei Minijob und Werkstudent

Muss ich für einen Minijobber eine Lohnabrechnung erstellen?

Ja. Auch Minijobber haben Anspruch auf eine Entgeltabrechnung, und der Arbeitgeber muss Abgaben und Meldungen an die Minijob-Zentrale abgeben. Die Abrechnung läuft über dieselbe Lohnabrechnung wie für alle anderen Beschäftigten.

Kann eine Werkstudentin gleichzeitig einen Minijob haben?

Ja, das ist möglich. Entscheidend ist, dass die gesamte Wochenarbeitszeit in der Vorlesungszeit in der Regel 20 Stunden nicht überschreitet, sonst entfällt das Werkstudentenprivileg. Frage weitere Beschäftigungen deshalb bei der Einstellung ab.

Was passiert, wenn ein Minijob die Grenze überschreitet?

Wird die Grenze dauerhaft überschritten, ist die Beschäftigung ab diesem Zeitpunkt kein Minijob mehr, sondern in der Regel ein Midijob. Dann ändern sich Beiträge und Meldewege, und die Beschäftigung muss bei der Minijob-Zentrale ab- und bei der Krankenkasse angemeldet werden.

Fazit: Minijob, Midijob oder Werkstudent?

Jede Beschäftigungsart hat eigene Grenzen, Beiträge und Meldewege. Wer sie vor dem ersten Arbeitstag richtig einordnet und Änderungen bei Verdienst, Stunden oder Studium sofort nachzieht, rechnet sicher ab. Plane zum Jahreswechsel 2027 einen Check aller Minijobs und Werkstudenten ein, denn mit dem Mindestlohn steigt auch die Minijob-Grenze.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind die Regeln der Minijob-Zentrale und der Sozialversicherungsträger.