Lohnabrechnung Kosten pro Mitarbeiter 2027: Steuerberater, Lohnbüro, Software und Service im Vergleich

Mit der ersten Einstellung kommt für deine GmbH oder UG eine neue Fixkostenposition dazu: die Lohnabrechnung. Ob du sie selbst machst, deinem Steuerberater gibst oder an einen Dienstleister auslagerst, entscheidet über den Preis pro Kopf, aber auch über deine eigene Zeit. Gerade zum Jahreswechsel lohnt sich ein Vergleich, weil viele Unternehmen zum 1. Januar wechseln. Hier siehst du, welche Kosten für die Lohnbuchhaltung bei welchem Anbieter anfallen.

Kurz gesagt:

• Preisspanne: Je nach Anbieter kostet die Lohnabrechnung grob 5 bis 40 Euro pro Mitarbeiter und Monat.

• Beim Steuerberater: 6 bis 30 Euro je Mitarbeiter und Monat nach § 34 StBVV, dazu einmalig 6 bis 19 Euro für die Einrichtung.

• Kostentreiber: Minijobs, Werkstudenten, Dienstwagen, Boni und viele Ein- und Austritte machen die Abrechnung teurer.

• Versteckte Kosten: Wer selbst abrechnet, zahlt mit Zeit, Software und Korrekturläufen.

Was kostet die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter?

Die Lohnabrechnung kostet je nach Anbieter grob 5 bis 40 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Am günstigsten ist Software zum Selbermachen, am teuersten ein Full Service mit Beratung. Steuerberater rechnen nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) ab, alle anderen Anbieter setzen ihre Preise frei.

Die Marktspannen sind Orientierungswerte, keine festen Preise. Alle Beträge verstehen sich netto.

Was kostet die Lohnabrechnung beim Steuerberater?

Beim Steuerberater kostet die laufende Lohnabrechnung 6 bis 30 Euro je Mitarbeiter und Abrechnungsmonat (§ 34 Abs. 2 StBVV). Die Lohnsteuer-Anmeldung ist darin enthalten. Einmalig kommen 6 bis 19 Euro je Mitarbeiter für das Einrichten der Lohnkonten dazu.

Wo im Rahmen dein Steuerberater landet, hängt vom Aufwand ab. Sonderfälle wie eine Prüfung des Sozialversicherungsstatus oder eine Abfindung laufen oft extra über die Zeitgebühr. Wie die Zeitgebühr funktioniert, erklärt unser Artikel zum Steuerberater-Stundensatz.

Was kostet die Lohnabrechnung für 3, 10 oder 25 Mitarbeiter?

Rechnest du mit dem StBVV-Rahmen, kostet die laufende Lohnabrechnung für 10 Mitarbeiter zwischen 60 und 300 Euro im Monat, beim Mittelwert von 18 Euro sind es 180 Euro. Die Einrichtung fällt nur einmal an.

Alle Werte netto, zuzüglich Umsatzsteuer. Viele Lohnbüros und Dienstleister staffeln ihre Preise, sodass der Preis pro Kopf mit der Teamgröße sinkt.

Welche Faktoren treiben die Kosten der Lohnabrechnung?

Die Kosten pro Mitarbeiter steigen mit jedem Sonderfall, der Prüfung oder Rückfragen braucht. Ein Team aus Festangestellten mit festem Gehalt ist günstig abzurechnen, ein Team mit vielen Beschäftigungsarten und wechselnden Bestandteilen deutlich teurer.

• Beschäftigungsarten: Minijobs, Midijobs und Werkstudenten haben eigene Beitragsregeln

• Variable Bestandteile: Boni, Überstunden, Provisionen und Einmalzahlungen

• Sachbezüge: Dienstwagen, Jobticket, Essenszuschüsse

• Fluktuation: Jeder Ein- und Austritt bedeutet Meldungen und Bescheinigungen

• Gesellschafter-Geschäftsführer: Der Sozialversicherungsstatus muss geklärt sein

• Abwesenheiten: Krankheit, Elternzeit und Mutterschutz verändern die Abrechnung

Welche Kosten stehen auf keiner Preisliste?

Die größte versteckte Position ist deine eigene Zeit. Wer selbst abrechnet oder einem Dienstleister jeden Monat Daten zusammensucht, zahlt mit Stunden, die im Business fehlen. Dazu kommen Software, Korrekturen und das Risiko teurer Fehler.

• Eigene Zeit: Daten sammeln, Änderungen weitergeben, Rückfragen beantworten

• Software: Lizenz, Updates zum Jahreswechsel, Einarbeitung

• Korrekturläufe: Spät gemeldete Änderungen erzeugen Korrekturabrechnungen

• Schnittstellen: Lohn und Buchhaltung in getrennten Systemen bedeuten doppelte Arbeit beim Monatsabschluss

• Wechselkosten: Ein Anbieterwechsel kostet Einrichtung und Abstimmung, am einfachsten zum Jahreswechsel

Was ändert sich 2027 an den Kosten der Lohnabrechnung?

Zum 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn von 13,90 auf 14,60 Euro, die Minijob-Grenze von 603 auf 633 Euro im Monat (Fünfte Mindestlohnanpassungsverordnung, Minijob-Zentrale). Die Abrechnung selbst wird dadurch nicht teurer, aber Grenzfälle müssen neu geprüft werden, etwa Minijobs nahe der Verdienstgrenze. Welche Werte sich sonst noch ändern, zeigt unser Überblick zur Lohnabrechnung 2027.

Wie rechnet Fisklmate die Lohnabrechnung ab?

Bei Fisklmate ist die Lohnabrechnung je nach Paket enthalten oder als Add-on pro weiterem Mitarbeiter buchbar. Tami, unser Digital MATE für die Lohnabrechnung, bereitet jede Abrechnung vor, unsere Lohnexperten und Lohnexpertinnen prüfen und geben frei, du zahlst die Löhne aus.

Der Unterschied zu einem reinen Lohnbüro: Lohn und Buchhaltung laufen im selben System. Die Personalkosten landen direkt in deiner Buchhaltung, ohne Export und Import. Wie das im Detail funktioniert, zeigt unsere Seite, wenn du die Lohnabrechnung auslagern willst. Alle Pakete findest du auf unserer Seite Preise.

Häufige Fragen zu den Kosten der Lohnabrechnung

Was kostet eine einzelne Lohnabrechnung?

Beim Steuerberater 6 bis 30 Euro netto pro Mitarbeiter und Monat nach § 34 StBVV. Lohnbüros liegen im Markt oft bei 12 bis 22 Euro. Einmalig kommt die Einrichtung des Lohnkontos dazu.

Ist die Lohnabrechnung beim Steuerberater teurer als beim Lohnbüro?

Oft ja, weil Steuerberater auch die steuerliche Einordnung übernehmen und an die StBVV gebunden sind. Ein Lohnbüro darf die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung übernehmen, aber nicht steuerlich beraten. Vergleiche deshalb immer den Leistungsumfang, nicht nur den Preis pro Kopf.

Ab wann lohnt sich ein eigener Lohnbuchhalter?

Ein eigener Lohnbuchhalter lohnt sich meist erst bei deutlich größeren Teams, weil neben dem Gehalt auch Software, Weiterbildung und Vertretung bei Urlaub oder Krankheit dazukommen. Für die meisten GmbHs und Startups ist ein externer Partner bis weit in die Wachstumsphase günstiger.

Sind die Kosten der Lohnabrechnung steuerlich absetzbar?

Ja. Für deine GmbH oder UG sind die Kosten für Lohnabrechnung, Lohnbüro oder Software Betriebsausgaben.

Fazit: Was solltest du für die Lohnabrechnung zahlen?

Für die Lohnbuchhaltung rechnest du mit Kosten von grob 5 bis 40 Euro pro Mitarbeiter und Monat, beim Steuerberater mit 6 bis 30 Euro nach StBVV. Entscheidend ist aber nicht der Preis pro Kopf, sondern was du dafür nicht mehr selbst machen musst: Daten sammeln, Fristen überwachen, Korrekturen nachziehen. Wer Lohn und Buchhaltung zusammen auslagert, spart zusätzlich die Schnittstelle. Der Jahreswechsel ist der beste Zeitpunkt für einen Wechsel.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung im Sinne des StBerG. Alle Preise sind Orientierungswerte ohne Gewähr.